好丽友法务中台化，电子签名加强业务合规

中台战略是近年来大中型公司进行业务创新、组织结构升级的新动力。那么企业法务如何进行中台化转型?法务中台又会对法务团队和企业带来什么价值?

带着这些问题,上上签电子签约联合法务职业经理人平台LCOUNCIL举办了“法务信息化升级实践经验分享会”,好丽友集团中国区法务及知识产权负责人,总法律顾问张剑君做了深度分享。

本文摘自张剑君先生的现场分享。

搭建法务服务中台

从2018年至今,好丽友形成了从系统到中台的转变。现在法务的合同管理系统已经变成了一个最底层的应用型系统,比如物流TPM系统、SAP系统等都会和服务平台进行对接。

而服务中台涉及的都是一些基本且通用的内容:

账户中心,包括账户认证信息;合同中心,如合同的基本模板;签署中心,和上上签签约过程的数据交互;文档中心,一些基本的文件;日志中心,即每个系统对接上上签的操作日志。

以上5个中心可能会面临包括实名认证环节、电子签章的管理,整个系统构成了我们的服务中台。

而法务在这过程中需要将物流系统、费用管理系统等共通的要素提炼出来,这样可以大大缩减我们在调用这5个中心文档、数据的时间,进而提高整体公司利用电子签约技术的效率。

法务中台化,快速响应业务变化

当系统中台完成之后,我们又能做些什么?

现在好丽友的法务团队也逐渐朝着法务中台化的方向发展。

而这需要法务部门能够以更主动的姿态为公司业务提供服务,其中包括沉淀有复用性、规范性的知识、流程与标准模板等。

为此,首先,我们考虑了业务模块的多元化,多元化业务要求法务团队能整合一些共通需求,这种共通需求就是刚才提到的5个中心涵盖的内容(合同模板、文档、账户信息等)。

尤其是随着细分领域的业务越来越多,法务团队不希望把更多的时间放在这种共通的问题上。举个例子,A部门找我们问,有没有保密协议的模板?后来B部门也来要保密协议模板。

如果都把时间放在单独提供这些看似共通的需求上,就会浪费很多时间。

另外,好丽友业务需求的快速变化也需要法务团队能够更加融入业务,才能够提供更加全面、系统、效率的法律服务。

以好丽友携手鲁抗医药进入生物医药领域为例:

整个生物医药公司在设立过程当中可能涉及到一些非常日常的合同,这些我们可能都会通过模板化,还有过去法律咨询结论的汇总,迅速地安排人员解答或者直接提供给医药公司相关团队参考,让我们更多的精力投放在经营者集中申报、国有股权交易、与境外公司的技术许可协议谈判等重要环节上。

此外,法务团队在一段时间内还专注于"一带一路"海外市场开拓的法律政策研究,帮助集团增收约3000万元。

这对未来法务部门成员的成长,也非常有帮助:

首先汇总共同需求的过程,实际上也对整个公司的风控情况进行了梳理。

另外,在做完这种基础性梳理之后,可以将这个平台视为一个基础,有精力做更加专业的内容。

结语

随着企业规模不断扩大、业务的逐渐多元化,未来,这种“借助法务中台,实现从被动响应到主动赋能业务发展”的思路将成为主流。

据上上签电子签约介绍,在所服务的客户中,已经有一些500强企业的法务部门开始推动“法务中台建设”。通过集合各业务板块需求,利用后台诸如电子签约等技术手段,提供前台复用的公共能力,为业务发展提供敏捷高效与安全合规的双重法律保障。